coronaconflictbemiddeling.nl is een initiatief van de Stichting Insolventie Mediation

HomeMediation

Mediation

Waarom mediation?
  • Mediation is snel, efficiënt en miinder kostbaar dan andere manieren van geschiloplossing (rechtspraak, arbitrage, bindend advies);
  • Eigen zakelijke oplossingen, in plaats van juridische beslechting met vaak onzekere uitkomst;
  • De mediator helpt als neutrale derde de partijen om de emotionele en de inhoudelijke aspecten te scheiden, om communicatiestoornissen tussen de partijen op te lossen en ze te begeleiden bij onderhandelingen;
  • Mediation is meer gericht op de werkelijke belangen van partijen (waar gáát het écht om) dan de (juridische) standpunten en meer gericht op de toekomst dan op het verleden;
  • De mediator spreekt ook bij online mediation afzonderlijk en vertrouwelijk met beide partijen apart (‘caucus’), waardoor hij oplossingen ziet, die de partijen voorheen nog niet voor ogen hadden;
  • Escalatie wordt voorkomen, zodat relaties behouden kunnen blijven;
  • Als beëindiging onontkoombaar is, kunnen relaties zorgvuldig worden beëindigd;
  • Als betrokkenen er niet uitkomen staat de weg naar de rechter of arbitrage altijd nog open.
Waarom insolventie mediation?

 

Insolventiemdeiation is een verzamelbegrip voor mediation ter voorkoming van failissement en mediation ter oplossing van geschillen, die in een faillissement kunnen ontstaan tussen de curator, als vertegenwoordiger van de gezamenlijke schuldeisers van boedel, en partijen op wie de boedel een vordering meent te hebben.

  • vastgelopen overleg kan met hulp van een mediator worden losgetrokken;
  • Als door verstoorde verhoudingen een faillissement dreigt, kan dat mogelijk worden voorkomen;
  • Een oplossing via mediation geeft zekerheid, terwijl de uitkomst van een procedure vaak ongewis is;
  •  
  • De mediation is vrijwillig en weigering heeft geen nadelige consequenties;
  • Het kostenbesparende element is een van de drijfveren, als alternatief voor een kostbare, juridische procedure;
  • Ervaren rechtbankmediators met een relevante achtergrond begeleiden deze mediations;
  • Vertrouwelijkheid over wat er speelt en de oplossing zijn gewaarborgd;
  • Als er meerder kwesties tussen partijen spelen kunnen die in één mediation worden opgelost (package deal).
Wat is mediation?

Mediation is een gestructureerd onderhandelingsproces, waarbij de partijen met de hulp van een neutrale professional (de mediator) zelf  hun geschil oplossen. Er is dus niet een derde (rechter, arbiter, geschillencommissie of bindend adviseur), die de knoop voor hen doorhakt. Partijen zoeken in één of meer sessies samen met de mediator naar een pragmatische oplossing van hun geschil.

De mediation procedure

Tijdens een mediation houden partijen zelf de controle over en de verantwoordelijkheid voor het vinden van een oplossing van hun geschil. Lukt dat niet, dan staat de weg naar de rechter altijd nog open. Vertrouwelijkheid, pragmatisme en open dialoog zijn kernbegrippen van mediation. Doordat de mediator met beide partijen afzonderlijk in vertrouwen kan praten komen oplossingen binnen bereik, waar de partijen zelf niet op zouden zijn gekomen.

Als mediation is gelukt wordt het resultaat vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Houdt één van de partijen zich niet aan de vastgelegde afspraken dan kan hij daartoe zo nodig alsnog via een gerechtelijke procedure worden gedwongen.

Hoe gaat een mediation in zijn werk?

Dat hangt van de mediator af. Elke mediator kent zijn eigen stijl. In grote lijnen is dit de procedure:

Fase 1. Voorbereiding mediation

Partijen spreken mediation af, kiezen de mediator en sturen deze een aanmeldingsformulier. Er worden afspraken gemaakt over tijdstip,  de duur van de mediation en over de personen, die aan de mediation zullen deelnemen. De mediator stuurt per e-mail de concept mediation overeenkomst aan partijen, geeft verdere uitleg over de procedure (o.a. over de vertrouwelijkheid, geheimhouding en de mogelijkheid voor partijen om de mediation te allen tijde af te breken) en bespreekt wat de rol van een ieder is. Eventueel sturen partijen vóór de mediation een korte schriftelijke uiteenzetting van het geschil en van hun standpunten (een enkel a 4tje!) aan de mediator en de andere partij.  De mediator stuurt de partijen een concept mediation overeenkomst, waarin de "spelregels" van de mediation staan vermeld. De mediator spreekt telefonisch of via videoconferencing vooraf de (vertegenwoordigers van) partijen apart en hoort waar de kwestie over gaat. Hij /zij neemt kort met hen de regels en hoofdkenmerken van mediation door. Hij/zij verifieert of de vertegenwoordigers van partijen bevoegd zijn om bindende afspraken te maken. De logistiek van de mediation wordt besproken. Besproken wordt welk video-conferencing programma zal worden gebruikt en hoe dat werkt. De mediator zal zich ervan vergewissen dat de partijen voor aanvang van de mediation voldoende vertrouwd zijn met video-conferencing en de werking van het gekozen programma begrijpen.

Fase 2.  Eerste bijeenkomst

Er wordt een afspraak gemaakt voor datum en tijdtip van de mediation. De mediator stuurt een uitnodiging aan iedereen die aan de (videoconference) mediation bijeenkomst deelneemt. De partijen tekenen elk hun exemplaar van de mediation overeenkomst en sturen dit voor de eerste bijeenkomst per er-mail aan de mediator.

Alle deelnemers loggen in met een audio/videoverbinding. De mediator heet hen welkom en neemt met hen, indien nodig,  de techniek van videoconferencing en daarbij behorene afspraken door. Belangrijk is dat alle deelnemers zich comfortabel voelen bij het gebruik van videoconferencing. Iedereen bevestigt aan de mediator dat hij/zij alleen is in de ruimte, waarin hij/zij zich bevindt en dat er geen anderen binnen kijk- of gehoorafstand zijn of komen tijdens de duur van de sessie.  De mediator toont de door de partijen getekende exemplaren en tekent ook een exemplaar. Dan gaat de mediation van start.

Fase 3. Inventariseren

Elk der partijen (of desgewenst diens adviseur/gemachtigde/advocaat) doet kort zijn verhaal. Wat is naar zijn mening het probleem en de oorzaak daarvan? Welke mogelijke oplossingen ziet hij? In welk stadium bevindt het geschil zich? Wordt er al geprocedeerd? Welke kosten zijn al gemaakt en welke kosten zijn te verwachten als tijdens de mediation geen oplossing wordt bereikt? Wat als geen oplossing wordt bereikt?

Fase 4. Exploreren

De mediator stelt vragen aan de partijen en probeert vast te stellen wat de achterliggende zorgen, wensen en belangen van de partijen zijn. Wat is het alternatief als er geen oplossing wordt bereikt en hoe verhoudt zich dat tot het best haalbare resultaat van de mediation? Videoconferencing biedt de mogelijkheid tot het creeren van zogenaamde breakout rooms: de mediator maakt een virtuele kamer voor elke partij om met deze apart te kunnen spreken. Na afloop van deze individuele gesprekken voegt iedereen zich weer in de gezamenlijke virtuele vergaderruimte. Van de inhoud van de individuele gesprekken met de ene partij wordt geen mededeling aan de andere partij gedaan, tenzij de partij daarmee instemt. De mediator stelt met partijen afzonderlijk of gezamenlijk vast aan welke criteria een oplossing moet voldoen en onderzoekt met hen zoveel mogelijk oplossingsrichtingen.

Fase 5. Onderhandelen

Aan de hand van alle oplossingsrichtingen wordt onderzocht welke het meest tegemoet komen aan de eerder in beeld gebrachte belangen. Als partijen serieus een pragmatische oplossing willen, worden de contouren van de oplossing in dit stadium zichtbaar en wordt na verder onderhandelen een oplossing bereikt en woren afsperaken gemaakt.

Fase 6. Afsluiten mediation

De afspraken worden schriftelijk vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Aan het vereiste van “schriftelijk” zal ook zijn voldaan als

de Partijen een exemplaar van de vaststellingsovereenkomst printen, ondertekenen en gescand per mail aan de andere Partij en de Mediator sturen (waarbij niet vereist is dat de partijen hetzelfde exemplaar ondertekenen;)

de Partijen per e-mail, waarin de vaststellingsovereenkomst is opgenomen of waar deze als bijlage is bijgevoegd, aan de andere Partij en de Mediator bevestigen dat de e-mail als handtekening kan worden geaccepteerd;

. Partijen zijn niet verplicht alle stadia van de mediation te doorlopen. Zij mogen zich op elk gewenst moment uit de mediation terugtrekken zolang de handtekeningen niet onder de vaststellingsovereenkomst zijn gezet.

Tijdens mediation gemaakte afspraken binden partijen pas als ze schriftelijk zijn vastgelegd en door partijen met hun handtekening bekrachtigd. Dat geldt ook voor tussentijdse overeenstemming op onderdelen en werkafspraken.